User Management & Workspace Permissions

Yang wajib Anda ketahui dulu

• Fitur ini aktif kalau sudah ada User Management di workspace Anda. Kalau belum, menu User dan CRM User Settings versi lama yang akan tampil.

• Anda perlu izin dari Owner untuk membuka User Management. Kalau izin Anda No Access, menu ini terkunci.

• Siapkan nama, email, produk, dan role yang dibutuhkan sebelum mengundang pengguna baru.

Tentang RBAC & User Management

Role-based access control (RBAC) memisahkan dua hal: izin pengaturan workspace (siapa yang bisa mengelola user, billing, dan security) dan akses produk (produk apa saja yang bisa dibuka seseorang, dengan role apa). Berikan tiap orang hanya izin dan role yang benar-benar dibutuhkan pekerjaannya.

Kalau sebelumnya Anda memakai menu lama, ini yang berubah:

• Pengaturan user Chat dan CRM yang dulu terpisah kini digabung dalam satu menu Users Management, dengan tab All Users dan tab per produk.

• Kini ada kontrol izin workspace yang terpusat. Anda bisa atur User Management, Usage & Billing, dan Security secara terpisah untuk tiap orang.

• Akses produk yang dulu diatur tersebar di masing-masing pengaturan produk kini bisa ditetapkan dari satu alur user management yang sama.

• Kalau akun Anda memenuhi syarat, saat login Anda akan melihat halaman Your Account dan memilih bisnis yang sudah ada, bukan langsung masuk ke pengalaman Chat lama.

Membuka User Management & mencari Users

1. Login, lalu pilih business card Anda kalau halaman pemilihan bisnis muncul.

2. Klik ikon Settings di kanan atas, lalu pilih Users Management → All Users.

3. Kalau Anda melihat No Access, minta izin ke Owner Anda.

Entry point

Review daftar users

Setiap baris menampilkan nama dan email, label Owner/Member, Account Status, tiga global permission (User Management, Usage & Billing, Security), Online Status, dan Product Access.

• Klik angka di kolom Product Access (misalnya "2 Products") untuk melihat produk apa saja yang ditetapkan ke users itu.

• Online/Offline hanya menunjukkan ketersediaan. Status ini tidak mengaktifkan atau menonaktifkan akun.

Mencari dan memfilter

• Cari dengan nama atau email lewat kotak Search users by name or email.

• Pilih satu Account Status (Active, Pending, atau Deactivated) dan satu atau beberapa produk lewat Product Access. Memilih Chat dan CRM akan menampilkan pengguna yang punya salah satu dari keduanya.

• Gabungkan filter dengan pencarian nama/email untuk mempersempit hasil. Kalau tidak ada pengguna yang muncul, hapus filter yang aktif.

Cara Mencari Users lainnya

All users

• Gunakan pagination dan pilihan 10/25/50/100 baris per halaman.

• Filter bisa reset saat Anda pindah halaman.

• Buka tab produk (Chat, CRM, Marketing, dan seterusnya) untuk melihat pengguna yang ditetapkan ke produk itu. Tab yang terkunci berarti workspace Anda belum berlangganan produk itu, atau Anda sendiri belum punya akses ke sana.

Invite User baru

1. Di All Users, klik Add User.

2. Isi Name (wajib, maksimal 255 karakter) dan Email yang valid. Email yang sudah terdaftar di bisnis Anda tidak bisa ditambahkan lagi. Kalau pengguna itu sudah berstatus Pending, gunakan Resend Invitation dari menu titik tiga, jangan buat user baru.

3. Atur Global Permission: pilih No Access, Can View, atau Can Manage secara terpisah untuk User Management, Usage & Billing, dan Security. Pengguna baru defaultnya No Access untuk ketiganya, dan itu tidak masalah selama mereka hanya bekerja di produk yang ditetapkan.

4. Di bagian Assign to product, centang minimal satu produk yang memenuhi syarat, lalu pilih role-nya. Keterangan seperti "6 of 7 seats used" menunjukkan sisa kapasitas. Satu orang bisa punya role berbeda di tiap produk. Produk di luar langganan workspace Anda tidak akan muncul di daftar ini.

1. Klik Send Invite. Pengguna akan muncul dengan status Pending.

Menerima atau mengirim ulang invitation

• Pengguna yang diundang membuka email "You're invited to join Cekat", lalu klik Accept Invitation. Untuk akun baru, mereka mengisi dan mengonfirmasi password sesuai syarat yang ditampilkan, klik Update Password, lalu login. Setelah aktivasi selesai, refresh daftar pengguna untuk melihat status terbaru (Active).

• Mengirim ulang invitation Pending: di All Users, buka menu titik tiga pada pengguna itu, lalu pilih Resend Invitation. Minta pengguna memakai email undangan yang baru. Tombol ini tidak tersedia untuk pengguna Active atau Deactivated.

• Link invitation tidak valid atau kedaluwarsa: minta Owner atau admin yang berwenang mengirim undangan baru. Jangan buat user duplikat untuk mengatasi undangan yang pending.

Invitation

Mengubah akses user

• Mengubah global permissions: di All Users, ubah langsung dropdown izin pada baris pengguna, atau buka menu titik tiga → Edit. Can Manage memberi izin melakukan aksi pengelolaan di area itu, Can View hanya bisa membaca tanpa mengubah apa pun, dan No Access memblokir area itu sepenuhnya, termasuk lewat link langsung.

• Mengubah detail dan produk user: buka Edit, ubah nama atau produk dan role yang ditetapkan, lalu simpan lewat Save Changes. Email tidak bisa diubah dari sini. Setelah disimpan, periksa lagi izin dan jumlah Product Access, lalu verifikasi di tab produk terkait.

• Perlindungan untuk Owner: ketiga global permission milik Owner selalu Can Manage dan tidak bisa diubah dari baris Owner. Owner juga tidak bisa menonaktifkan akunnya sendiri. Punya akses produk saja tidak otomatis memberi izin mengelola user, billing, atau security.

Menetapkan role produk & seat

Menetapkan pengguna ke produk

1. Buka Users Management, pilih tab produk yang dituju.

2. Dengan izin Can Manage pada produk itu, klik Assign User (atau Add Agent).

3. Cari pengguna yang sudah ada lewat nama atau email, pilih pengguna dan role-nya, lalu klik Assign User dan Save Changes. Untuk orang yang belum ada di bisnis Anda, gunakan + Add Users.

Perbedaan tiap produk:

• Chat: pilih role Super Agent, Supervisor, atau Agent. Role Chat ini terpisah dari global permission User Management, jadi mengubah salah satunya tidak memengaruhi yang lain.

• CRM: pilih Administrator atau Basic User, sesuai hierarki CRM yang dikonfigurasi untuk workspace Anda.

Assign product access

• Automation, Analytics, Ticketing, Orders, Broadcast/Blasting, dan Dev Tools: di Phase 1, produk ini memakai role akses-saja, tanpa pilihan role bertingkat, jadi kolom role bisa nonaktif.

Kapasitas seat

• Seat Chat dan CRM mengikuti paket langganan Anda. Cek jumlah seat terpakai dan tersedia di halaman produk atau saat menetapkan pengguna, misalnya "6 of 7 seats used".

• Kalau produk sudah penuh, tombol assign akan nonaktif sampai ada seat tersedia. Gunakan Add more seats kalau opsi ini muncul.

• Pengguna dengan izin Usage & Billing = Can Manage bisa klik Add more seats untuk membuka halaman billing. Kalau Anda tidak punya izin ini, hubungi Owner atau pengelola billing.

• Menetapkan satu orang ke beberapa produk memakai kapasitas seat di setiap produk yang ditetapkan.

Status akun & menonaktifkan user

• Active: pengguna sudah menyelesaikan aktivasi. Global permission dan produk yang ditetapkan menentukan apa yang bisa mereka akses.

• Pending: undangan belum diterima.

• Menonaktifkan pengguna (khusus Owner): di All Users, buka menu titik tiga pada pengguna → Deactivate. Periksa nama, email, dan produk yang terdampak, isi alasan kalau perlu (opsional), lalu klik Deactivate User. Klik Cancel untuk membatalkan dan membiarkan akses tetap seperti semula.

• Setelah dinonaktifkan: pengguna tetap ada di daftar bisnis dengan status Deactivated, kehilangan semua akses produk, dan seat produknya dibebaskan. Product Access-nya jadi 0, ketiga global permission jadi No Access, dan pengguna itu hilang dari daftar user di tiap produk. Mereka akan menerima email pemberitahuan.

• Kalau akun Anda sendiri yang dinonaktifkan: setelah refresh, Anda mungkin melihat pesan "Your access has been deactivated" atau pembatasan akses produk. Hubungi admin workspace Anda untuk meminta reaktivasi.

Pertanyaan umum

• Menu User Management tidak muncul: tanyakan ke Owner apakah pengalaman baru sudah aktif dan apakah Anda punya izin. Untuk bisnis di luar rollout, menu User/CRM User Settings versi lama mungkin masih tampil.

• Tidak bisa membuka satu produk: minta Owner mengecek langganan bisnis, penetapan produk Anda, dan status akun Anda. Membuka URL langsung tidak bisa melewati pembatasan akses ini.

• Tombol nonaktif atau hilang: kalau izin Anda Can View, tampilan memang read-only. Cek juga akses produk, sisa seat, dan field yang terkunci untuk Owner atau role Anda sendiri.

• Tombol Send Invite nonaktif: isi nama dan email yang valid, tetapkan minimal satu produk, dan pastikan produk itu masih punya seat. Untuk email Pending yang duplikat, kirim ulang undangan yang sudah ada, jangan buat user baru.

• Pengguna tidak muncul di hasil: hapus pencarian dan filter, cek halaman lain, lalu refresh setelah aktivasi atau perubahan izin.

Tips: tinjau izin pengaturan dan penetapan produk seorang anggota bersamaan, lalu berikan hanya akses yang benar-benar dibutuhkan pekerjaannya.

Batasan

• Automation, Analytics, Ticketing, Orders, Broadcast/Blasting, dan Dev Tools memakai role akses-saja, belum ada pilihan role bertingkat seperti di Chat dan CRM.

• Email pengguna tidak bisa diubah lewat Edit User.

• Owner tidak bisa mengubah global permissionnya sendiri atau menonaktifkan akunnya sendiri.

• Filter pencarian bisa reset saat Anda berpindah halaman.